STRUCTASabe qué tienes y qué necesitas reponer
Escanea una caja para recibir, contar o consumir existencias. Los movimientos hechos desde el escáner y los ajustes de cantidad muestran quién cambió el recuento, por qué y cuánto quedó. Botellas en un bar, guantes en una clínica, tintes en un salón o cajas vendidas en distintos marketplaces.
Puede contar quien tenga acceso al módulo Inventario. Eliminar un artículo requiere permisos de administrador.
Un artículo, una acción
La vista de escaneo permite trabajar con un artículo a la vez, con botones grandes para usar un teléfono o un lector mientras cuentas.
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Encuentra el artículo
Escanea o escribe un código. Structa busca primero el código de barras, después el SKU principal y luego los SKU alternativos. Indica cómo lo encontró y permite guardar como código de barras un código reconocido por SKU.
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Recibe, cuenta o consume
Recibir suma; Consumir resta; Contar establece la cantidad que acabas de comprobar. Al guardar se muestra la cantidad confirmada por el servidor.
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Evita sobrescribir otro recuento
Si otra persona modifica la cantidad mientras cuentas, Structa rechaza el guardado y te pide revisarla. Tu recuento no sustituye el cambio sin avisarte.
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Entradas y consumos sin conexión
Una entrada o un consumo puede quedar pendiente en el dispositivo hasta recuperar la conexión. Cada movimiento lleva un identificador para evitar duplicados al reintentarlo. Los recuentos no se guardan en esa cola: debes realizarlos con conexión.
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Consulta los movimientos
Abre el historial del artículo o los movimientos recientes del inventario para ver la cantidad, el motivo, el momento y las existencias restantes.
Los cambios de existencias se actualizan entre terminales conectados, incluidos los consumos registrados desde la cocina.
Qué puede leer un código de barras
La lectura con cámara depende del navegador. Comprueba la compatibilidad antes de empezar a contar.
Lector USB o Bluetooth
Un lector que funciona como teclado escribe el código y pulsa Enter. La vista vuelve a enfocar el campo después de guardar. Puedes usarlo en cualquier navegador compatible con ese teclado, o escribir el número a mano.
Cámara en Android y ChromeOS
El botón de cámara aparece cuando el navegador puede decodificar códigos de producto: Chrome en Android y ChromeOS. Si no tiene esa capacidad, el botón se oculta.
En iPhone, usa la app
El lector de respaldo del navegador solo interpreta códigos QR; no interpreta EAN-13. La app de Structa para iPhone sí usa la cámara para escanear. En el navegador puedes usar un lector externo o escribir el código.
La cámara solicita compatibilidad con EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E, Code 128, Code 39 y QR.
Varios códigos, un mismo artículo
El código del fabricante, el del proveedor y el SKU de cada marketplace pueden identificar el mismo artículo. No necesitas elegir uno y descartar los demás.
Todos sus códigos juntos
Guarda varios códigos para un artículo y elige cuál aparecerá en su etiqueta. Dentro de tu negocio, un código solo puede pertenecer a un artículo.
Validación del dígito de control
EAN-13, EAN-8 y UPC-A incluyen un dígito de control que se verifica al registrarlos. Un número que no supera esa comprobación puede identificarse como Code 128; eso no significa que sea un EAN validado.
También reconoce SKU
El SKU principal y los SKU alternativos de tus marketplaces pueden encontrar el mismo artículo del inventario.
Crea un código propio
Si un artículo no tiene código, genera uno con el prefijo STR- y ocho caracteres. No usa I, O, 0 ni 1 para facilitar su lectura. Estos códigos internos se distinguen de los del fabricante.
Identifica lo que todavía no tiene código
Imprime etiquetas para productos a granel, recipientes y cajas cuyo código no se pueda leer.
- Imprime una etiqueta de un artículo o una hoja con los artículos visibles en la tabla.
- Antes de imprimir, verás qué artículos carecen de código; no se omiten sin avisarte.
- Puedes generar códigos internos para esos artículos y después imprimirlos.
- Las barras Code 128 se generan en la página, sin enviar el código a un servicio externo. La hoja se imprime desde el navegador.
- Prueba una etiqueta con tu impresora y tu lector antes de imprimir muchas. La legibilidad también depende del papel, la tinta y el equipo.
Entiende por qué cambió la cantidad
Consulta los movimientos registrados cuando el recuento físico no coincide con lo que ves en pantalla.
Qué guarda cada movimiento
- Cantidad
- el cambio que se aplicó
- Existencias restantes
- la cantidad después del movimiento
- Motivo
- entrada · recuento · consumo · ajuste
- Responsable
- la persona y la pantalla utilizada
- Fecha y hora
- con precisión de segundos
Cómo interpretar el historial
- Se registra la cantidad aplicada. Si pides consumir 5 y solo quedan 3, el ajuste manual consume 3 y la pantalla lo indica.
- Los movimientos registrados no se editan ni se borran desde el navegador. El cambio de existencias y su registro se guardan juntos.
- El identificador del movimiento evita aplicarlo dos veces si se pierde la respuesta y el dispositivo reintenta enviarlo.
- Un movimiento enviado después de trabajar sin conexión queda identificado como tal.
- Se guarda la persona responsable. La vista de historial muestra qué cambió, el motivo, cuándo ocurrió y cuánto quedó.
- El historial no cubre todos los cambios. Editar directamente la cantidad en la tabla, preparar un plato o descontar un pedido cambia las existencias sin añadir una línea. La vista de escaneo y los botones de ajuste sí la añaden.
Descuenta ingredientes al preparar el plato
Asocia a un plato la cantidad de cada ingrediente que necesita. Las existencias se descuentan cuando cocina marca la preparación, no al cobrar.
- Al marcar una línea como preparada, se descuentan los ingredientes de su receta multiplicados por la cantidad pedida.
- Al desmarcarla, se devuelve exactamente lo descontado, aunque la receta haya cambiado después.
- El panel de cocina avisa si una receta necesita más ingredientes de los disponibles.
- Las cantidades pueden ser fraccionarias: por ejemplo, 0,2 kg por plato o 4,5 kg de existencias.
- Cambiar recetas y eliminar artículos requiere permisos de administrador. Al eliminar un artículo, también se elimina de las recetas que lo usan.
Lo que falta y la lista para tu proveedor
Un artículo aparece como bajo cuando alcanza su nivel de reposición o queda por debajo; con cero unidades aparece agotado.
- Filtra los artículos que necesitan reposición. El panel principal también muestra ese recuento al administrador.
- La cantidad sugerida busca llegar aproximadamente al doble del nivel de reposición y se redondea a unidades enteras.
- Copia la lista o abre un borrador de correo. Tú revisas y envías el texto al proveedor.
- Exporta en CSV todo el inventario visible o solo la lista filtrada.
- Elige unidades como kg, g, l, ml, unidades, paquetes, cajas, botellas, latas o bolsas.
Elige quién lleva el recuento
Si mantienes existencias en ShipStation, debes decidir qué sistema las descuenta para evitar que ambos cuenten la misma venta.
Structa lleva el recuento
Los pedidos descuentan unidades por SKU y sus cancelaciones las devuelven. El propietario puede desactivar este descuento.
ShipStation lleva el recuento
Cada sincronización copia aquí las existencias de ShipStation y Structa deja de descontar o devolver unidades. No escribe cambios en ShipStation. Leer su inventario requiere una clave V2; la clave y el secreto para pedidos no bastan.
Comprueba la conexión primero
La comprobación muestra cuántos SKU existen, cuántos coinciden con tu inventario y algunos ejemplos. Si la cuenta no tiene inventario configurado, lo indica antes de activar la copia de cantidades.
Resuelve los códigos desconocidos
Los SKU sin coincidencia quedan pendientes. Puedes crear un artículo, vincularlos a otro como código alternativo o ignorarlos. Un pedido no crea artículos automáticamente y un código sin coincidencia no descuenta existencias.
Importa un catálogo inicial
Puedes importar códigos de productos de ShipStation como artículos con cantidad cero. Los artículos existentes no cambian y el recuento físico sigue siendo tuyo.
Cuando creas o vinculas un artículo pendiente, sus unidades pueden descontarse en la siguiente sincronización del pedido.
Qué debes tener en cuenta
Comprueba estas condiciones al organizar tu inventario y tus envíos.
- La cámara del navegador lee códigos de producto en Chrome para Android y ChromeOS. En el navegador del iPhone no se ofrece ese botón: el lector de respaldo solo reconoce QR. Usa la app, un lector externo o el teclado.
- No hay variantes: las tallas y los colores se registran como artículos separados.
- Hay un recuento por negocio, no uno por almacén o vehículo.
- No se calcula costo unitario, valor del inventario ni informe de mermas. Aquí se cuentan cantidades.
- La lista de reposición es un texto que tú envías. No crea órdenes de compra ni cuentas de proveedor.
- Las ediciones directas de cantidad y los descuentos de cocina o pedidos no generan líneas en el historial de movimientos.
- Los ajustes manuales y por escaneo no bajan de cero. Los descuentos de cocina y pedidos sí pueden hacerlo; el artículo se muestra agotado.
- Los SKU de marketplace, los códigos alternativos y su cola de pendientes requieren el módulo Entregas.
- El historial no se corrige editando líneas anteriores: realiza un nuevo recuento.
- Eliminar un artículo lo quita definitivamente de todas sus recetas y requiere permisos de administrador.
Qué necesitas para empezar
- Inventario habilitado para el negocio y para la función de quien vaya a contar.
- Artículos con niveles de reposición configurados. Con un umbral de cero no habrá aviso de existencias bajas antes de agotarse.
- Un código en el producto o uno generado por Structa.
- Para usar la cámara: Chrome en Android o ChromeOS, o la app de Structa en iPhone.
- Un lector USB o Bluetooth configurado para escribir el código y pulsar Enter, si prefieres un lector externo.
- Los módulos Menú y Cocina para descontar ingredientes al preparar platos.
- El módulo Entregas y la conexión con ShipStation para sus SKU; una clave V2 para copiar sus existencias.
- Una impresora para las etiquetas del navegador.
Lo que puedes hacer hoy
- Escanear con un lector que funcione como teclado o introducir códigos a mano.
- Vincular varios códigos a un artículo sin asignar el mismo código a dos artículos del negocio.
- Validar el dígito de control de los códigos EAN y UPC admitidos.
- Generar códigos internos e imprimir etiquetas individuales o por hoja.
- Consultar el historial de movimientos por escaneo y ajustes de cantidad.
- Reintentar esos movimientos sin duplicarlos y detectar recuentos simultáneos en conflicto.
- Guardar entradas y consumos pendientes mientras no haya conexión.
- Descontar y devolver ingredientes al marcar o desmarcar la preparación de un plato.
- Elegir si Structa descuenta pedidos o refleja las existencias de ShipStation.
- Exportar tus datos y solicitar su eliminación permanente.
Antes de empezar a contar
¿Funciona con el lector que ya tengo?
Sí, si funciona como teclado y escribe el código seguido de Enter. La conexión se configura en el dispositivo; no hay que emparejarlo dentro de Structa.
¿Puedo escanear con la cámara del teléfono?
En Chrome para Android y ChromeOS, sí. En el navegador del iPhone no se ofrece lectura de códigos de producto; usa la app de Structa, un lector externo o el teclado.
¿Qué código uso si una caja tiene varios?
Puedes registrar todos en el mismo artículo. Cualquiera lo encontrará y uno será el principal para imprimir etiquetas. Cada código solo puede pertenecer a un artículo dentro del negocio.
¿Qué ocurre si dos personas cuentan lo mismo?
Si la cantidad cambia antes de guardar el segundo recuento, Structa lo rechaza y pide revisarlo. No reemplaza el recuento anterior sin avisar.
¿Vender un plato descuenta ingredientes?
Se descuentan al marcarlo como preparado en cocina, si tiene una receta. Al desmarcarlo se devuelve exactamente lo descontado. Un plato sin receta no mueve existencias.
¿Se duplican los descuentos si uso ShipStation?
El propietario elige quién cuenta. Structa puede descontar por pedido o copiar las existencias de ShipStation y desactivar sus propios descuentos. Revisa la conexión y las coincidencias de SKU antes de cambiar.
¿El asistente de IA puede contar por mí?
Puede consultar artículos bajos o agotados y proponer añadir un artículo para que lo confirmes. No cambia las cantidades del inventario.
¿Qué pasa si desactivo Inventario?
El módulo deja de estar disponible en los espacios de trabajo y no se pueden registrar entradas, recuentos ni consumos. Los artículos, códigos e historial se conservan para cuando lo actives de nuevo.
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